圧倒的時短術|仕事が早い人になる方法6選

仕事が早い人になる方法 ビジネススキル
サラリーマン「仕事を早い人ってどういう特徴があるの? 仕事を早く片付けるコツを知りたい、仕事量が多くてなかなか帰れないな…」

こういった疑問に、元外資系営業マンであり、MBA大学院生の筆者が解説します。

結論

仕事を早く終わらせるなら、例えば上司やお客さんから質問されたら、持ち帰らずその場で瞬時に答える、失敗しても気にしないなどの方法があります。詳細は本記事にて解説します。

本記事の内容

1.自信を持って報告する

自信を持って報告する

上司に報告する前に「すいません、自信が無いのですが一応…」とか言ってる方いませんか?
恐らく上司が高圧的な人で委縮してる人や、自分のパフォーマンスに自信が無い人だと思うのですが、そのクセは止めた方がいいです。
「Priming(呼び水)効果」といって自信無く上司に報告すると「考え直して来い!」、「全然ダメじゃないか!」などのネガティブな返答が返って来やすいという研究結果があります。
逆に「何回も見直したんで大丈夫です!」のように自信があるように報告すれば、たとえ間違っていたとしても「いいけど、ここはこうした方がいいかも」といったポジティブな返答が返って来やすいです。

2.仕事が早い人は聞かれたことをすぐその場で答える

仕事が早い人は聞かれたことをすぐその場で答える

例えば上司に「この案件受注できそうなの?」と聞かれて「この案件は仕様について、ペンディング事項があり…」といったストーリーをまず言ったり、「すいません、実は…」とまず謝罪をするのを止めましょう。この場合はYesかNoを答えた上で「仕様についてペンディング事項があり…」と続けましょう。
忙しい仕事は上司も忙しい場合がほとんどです。相手の望む回答を最短で言いましょう

また電話や商談で「後で確認して折り返します」という人を良く見かけます。後で時間がある時に正確に確認したい気持ちはすごくわかります。しかし場合によっては今できる仕事を後回しにしている可能性もあります。例えばすぐパソコンやスマホで知れべれば回答できることでも「後で確認して回答します」と言っていませんか?そういう人は仕事が遅いです。30秒程で回答できるものはお客さんに断りを入れて調べてその場で回答しましょう。

3.文書作成の際のポイント

文書作成の際のポイント

空白と文字は3:7の割合にする

文字だけだと読みにくいので、文字と空白の割合をうまく使いましょう。ちなみに外人のプレゼン資料は絵やグラフが多く、ほとんどの内容を口で話します。

寒色と暖色を使い分ける

赤やオレンジの暖色は心理的にも人を活発にさせます。よって活発な議論をしたい時は暖色を使い、逆に冷静に議論したい時は寒色を使いましょう。また色を多く使いたい時は同系色で違う色を使うと読み手の負荷が少なく済みます。

4.自分の思考のクセを知る

自分の思考のクセを知る

例えば私の母親は新しいツール(スマホやアプリなど)を使うことにすごく抵抗を示します。しかし一度使って見ると便利なので、今では私よりもLINEや写真アプリを使いこなしています。
また私の友達は「何を言ったかより誰が言ったか」を大切にします。例えばバラエティ番組に出た〇〇大学の教授がトンチンカンな事を言っていても「〇〇大学の教授が言ったから」といって本気で信じています(苦笑)
このように思考のクセで機会損失になったり、誤った意思決定をしてしまうので、上司や同僚から自分の思考のクセを教えてもらい受け入れましょう。

5.1つの行動で2つ以上の目的を持たせる

1つの行動で2つ以上の目的を持たせる

「賽は投げられた」で有名なローマ帝国のユリウス・カエサルは常に1つの行動で2つ以上の目的を持たせていたそうです。
みなさんも日常的に行っていることだと思いますが、例えば

・通勤時間に勉強(本を読む、英語のリスニング)、もしくはスマホで完結できる仕事(メール、軽い事務処理)を済ませる。

・本を読む、もしくは講義を受けたらその知識をブログや動画配信サイトで語って、自分の長期記憶に残りやすくする。

・交通手段を車や電車から自転車に変えて、運動を行う。

6.ほとんどのことは大したこと無い

ほとんどのことは大したこと無い

仕事で緊急な案件が入ったり、ミスしたりするとパニックになる人もいると思います。パニックになると冷静な意思決定ができなかったり、ミスが増えたり、仕事の処理スピードが低下します。決まった優先順位で仕事をこなしましょう。優先順位がわからない場合はすぐに上司に相談しましょう。
ちなみに恋愛で失恋した、仕事をクビになったという状態でも「大した事じゃない」という言う事で自己肯定感が高まり、メンタル保護になります。
他人が失敗した時も「大したことじゃない」と言ったあげましょう。「とんでもないことをしたな」と言う上司は他人を攻撃したいだけのアホです。
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