段取り八分仕事二分|仕事を早くこなす方法4選

段取り ビジネススキル
サラリーマン「今日も終電だ…仕事を片付けてもどんどん次の仕事が降ってくる… もっと効率的に仕事をこなす方法はないかな? 段取りって具体的にどうしたらいいんだろう?」

こういった疑問に元外資系営業マンが答えます。

本日の記事

1.その都度片付ける

その都度片づける

デスクに書類が積み重なっていたり、散らかってる人いませんか?そういう人は頭の中も散らかっていて、仕事が早く処理できない可能性があります。

モノが散らかると、物を探し回るムダ、スペースのムダ、動作のムダ、思考が止まるムダ、視覚的情報量のムダが発生します。

とある実験の結果、パターンCが一番仕事が早かったです。
パターンA…8回作業をしてから、まとめて片付ける。(作業時間27分)
パターンB…4回作業してから片付け、再度4回作業してから片付ける。(作業時間21分)
パターンC…毎回作業してから片付ける。それを8回繰り返す。(作業時間15分)

2.期日を聞かれたら、自分が思ってる1.5倍を提案する

期日を聞かれたら、自分が思っている1.5倍を提案する

上司や客先から「この仕事いつまでにできる?」と言われたら自分が思っている1.5倍の期限で回答してください。

期限ギリギリだとミスが増えるし、期限が守れないと上司から「期限が守れないやつ」というレッテルが貼られます。

また期限を回答したらそれを1/3ずつに分割して下さい。

例えば期限が9日間だったら3日ずつに分割します。

初めの3日を使って途中報告(方向性があっているかどうか)確認します。

次の3日間で完成させて下さい。もしあなたの最初に予想した期限が合っていれば完成しているはずです。

優しい上司の場合は、完成させた物を一旦提出して確認してもらって下さい。

厳しい上司の場合は、完成させた物を残りの3日間でしっかり確認して提出して下さい。

仕事の進め方

3.ToDoリストで1日の段取りを作る

ToDoリストで1日の段取りを作る

エクセルでもポストイットでもいいので今日やる事を箇条書きにして下さい。もしくは今日片付ける書類を上から順番に机に置いて下さい。

マルチタスクをできる人は少数でほとんどの人は苦手なのです。その為、1つ1つ仕事を処理していきます。

優先順位がわからないければ上司に相談して下さい。

基本的に優先順位は正しい順番は無くて、上司の好みによって決まることが多いです。
上司に相談することで無駄なマウントを取られずに済みます。

4.将来の為にあえて無駄な時間を使う

将来にあえて無駄な時間を使う

自分でやった方が早いけど部下に仕事を任せる

部下に仕事をまかせると仕事の完成は遅いけど、いつかその部下も成長して自分と同じくらいのスピードで処理できるようになります。将来への投資と考え、仕事はできるだけ部下に任せましょう。

受注にならないけど新規のお客さん所へ訪問する。

すぐには数字にならないですが、回数を重ねることで将来的にお客さんから相談してくれることがあります。また有益な情報が得られるかもしれません。

休憩or瞑想する

人間の集中力は60~90分が限界と言われています。休憩や瞑想は無駄な時間に見えますが作業効率がアップします。

瞑想のやり方

①姿勢を正して②目をつむり③4秒間息を吸い④苦しくない程度に8秒~15秒間で吐き出します。

ポイントは呼吸に集中するということです。慣れれば呼吸以外、何も考えなくなります。

瞑想はApple,やGoogleをはじめとする大企業が導入されており、スティーブ・ジョブズやビル・ゲイツ等の著名人の多くがルーティーンとして行っています。

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