仕事を早くこなす方法10選|段取り八分仕事二分

段取り八分仕事二分|仕事を早くこなす方法10選 ビジネススキル
仕事を早くこなす方法10選|段取り八分仕事二分

「今日も終電だ…仕事を片付けてもどんどん次の仕事が降ってくる… もっと効率的に仕事をこなす方法はないかな? 段取りって具体的にどうしたらいいんだろう?」

こういった疑問に元外資系営業マンが答えます。

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仕事を早くこなす方法10選(段取り八分仕事二分)

仕事を早くこなす方法10選|段取り八分仕事二分

段取り八分仕事二分とは、段取りを完了していたらほとんど(八割)の仕事が終わっているという意味です。その事例として「1.その都度片付ける」、「2.期日を聞かれたら、自分が思ってる1.5倍を提案する」、「3.ToDoリストで1日の段取りを作る」、「4.将来のためにあえて無駄な時間を使う」、「5.自信を持って報告する」、「6.仕事が早い人は聞かれたことをすぐその場で答える」、「7.文章作成の際のポイント」、「8.自分の思考のクセを知る」、「9.1つの行動で2つ以上の目的を持つ」、「10.ほとんどのことは大したことない」を解説します。

1.その都度片付ける

その都度片づける

デスクに書類が積み重なっていたり、散らかってる人いませんか?そういう人は頭の中も散らかっていて、仕事が早く処理できない可能性があります。モノが散らかると、物を探し回るムダ、スペースのムダ、動作のムダ、思考が止まるムダ、視覚的情報量のムダが発生するのです。なので仕事を終えると、その都度片づけることが大切なのです。
とある実験結果によると以下のように、その都度
片づけてから仕事をするパターンCが、一番仕事を早く終わらせることができたのです。

  • パターンA…8回作業をしてから、まとめて片付ける。(作業時間27分)
  • パターンB…4回作業してから片付け、再度4回作業してから片付ける。(作業時間21分)
  • パターンC…毎回作業してから片付ける。それを8回繰り返す。(作業時間15分)

2.期日を聞かれたら、自分が思ってる1.5倍を提案する

期日を聞かれたら、自分が思っている1.5倍を提案する

上司や客先から「この仕事いつまでにできる?」と言われたら自分が思っている1.5倍の期限で回答してください。期限ギリギリだとミスが増えるし、期限が守れないと上司から「期限が守れないやつ」というレッテルが貼られます。さらに期限を回答したらそれを1/3ずつに分割して、上写真のようなスケールで仕事を行うと効果的です。
まず、初めの3日を使って途中報告(方向性があっているかどうか)確認します→次の3日間で与えられた仕事を一旦完成させ提出します。優しい上司の場合は、完成させた物を一旦提出して確認してもらうことができます。→上司から修正を指示を指示されたら、残りの3日で修正し、再度提出します。確認してくれない厳しい上司の場合は、完成させた物を残りの3日間でしっかり確認して提出して下さい。

3.ToDoリストで1日の段取りを作る

ToDoリストで1日の段取りを作る

仕事を早くこなす上で、ToDoリストで1日の段取りを作ることは、非常に効果的です。例えば、エクセルやポストイットで、今日やるタスクを箇条書きにしたり、今日片付ける書類を上から順番に机に置いてもいいです。とんどの人はマルチタスクをするのが苦手なので、1つ1つ仕事を処理していきます。優先順位がわからないければ上司に相談して有効です。

基本的に優先順位は正しい順番は無くて、上司の好みによって決まることが多いです。上司に相談することで無駄なマウントを取られたくなかったら、上司に「優先順位を言わせる」ことが大切になります。

4.将来の為にあえて無駄な時間を使う

将来にあえて無駄な時間を使う

一見無駄な時間を使うことは、将来的に仕事を早くこなせるようになる場合があります。例えば「自分でやった方が早いけど部下に仕事をまかせる」、「受注にならないけど新規の顧客へ訪問する」、「休憩or瞑想をする」ことです。それぞれ詳細を解説します。

自分でやった方が早いけど部下に仕事を任せる

部下に仕事をまかせると仕事の完成は遅いですが、いつかその部下も成長して自分と同じくらいのスピードで処理できるようになります。将来への投資と考え、仕事はできるだけ部下に任せましょう。

受注にならないけど新規の顧客へ訪問する

すぐには数字にならないですが、回数を重ねることで将来的にお客さんから相談してくれることがあります。また「こういった機能をもった商品がほしい」とか、「こういうので困っている」など、有益な情報が得られるかもしれません。こちらも将来の投資と考えて、時間が時間が無くて訪問しましょう。

休憩or瞑想する

人間の集中力は60~90分が限界と言われています。休憩や瞑想は無駄な時間に見えますが、作業効率がアップするので、作業時間の短縮や作業ミスを軽減できます。瞑想は以下の4つの方法で取り組みます。

  1. 椅子に座ったれり、あぐらを組んでもいいので、姿勢を正します
  2. 目をつむります
  3. 4秒間息を吸います
  4. 苦しくない程度に8秒~15秒間で吐き出します。
  5. 3と4を、5分から10分間繰り返します

瞑想のポイントは呼吸に集中するということです。慣れれば呼吸以外、何も考えなくなります。ちなみに瞑想はApple,やGoogleをはじめとする大企業が導入されており、スティーブ・ジョブズやビル・ゲイツ等の著名人の多くがルーティーンとして行っています。

5.自信を持って報告する

自信を持って報告する

上司に報告する前に「すいません、自信が無いのですが一応…」とか言ってる方いませんか?恐らく上司が高圧的な人で委縮してる人や、自分のパフォーマンスに自信が無い人だと思うのですが、そのクセは止めた方がいいです。
なぜなら、「Priming(呼び水)効果」といって自信無く上司に報告すると「考え直して来い!」、「全然ダメじゃないか!」などのネガティブな返答が返って来やすいという研究結果があるからです。
逆に「何回も見直したんで大丈夫です!」のように自信があるように報告すれば、たとえ間違っていたとしても「いいけど、ここはこうした方がいいかも」といったポジティブな返答が返って来やすいです。

6.仕事が早い人は聞かれたことをすぐその場で答える

仕事が早い人は聞かれたことをすぐその場で答える

例えば上司に「この案件受注できそうなの?」と聞かれて「この案件は仕様について、ペンディング事項があり…」といったストーリーをまず言ったり、「すいません、実は…」とまず謝罪をするのを止めましょう。この場合はYesかNoを答えた上で「仕様についてペンディング事項があり…」と続けましょう。忙しい仕事は上司も忙しい場合がほとんどなので、相手の望む回答を最短で言うのが効果的です。
また電話や商談で「後で確認して折り返します」という人を良く見かけます。後で時間がある時に正確に確認したい気持ちはすごくわかりますが、場合によっては今できる仕事を後回しにしているのです。例えばすぐパソコンやスマホで知れべれば回答できることでも「後で確認して回答します」と言っている人は仕事が遅いです。30秒程で回答できるものはお客さんに断りを入れて、調べてその場で回答しましょう。

7.文書作成の際のポイント

文書作成の際のポイント

空白と文字は3:7の割合にする

文字だけだと読みにくいので、文字と空白の割合をうまく使いましょう。ちなみに外人のプレゼン資料は絵やグラフが多く、ほとんどの内容を口で話します。

寒色と暖色を使い分ける

赤やオレンジの暖色は心理的にも人を活発にさせます。よって活発な議論をしたい時は暖色を使い、逆に冷静に議論したい時は青に近い寒色を使いましょう。また色を多く使いたい時は同系色で違う色を使うと、読み手の負荷が少なく済みます。

8.自分の思考のクセを知る

自分の思考のクセを知る

例えば私の母親は新しいツール(スマホやアプリなど)を使うことにすごく抵抗を示します。しかし一度使って見ると便利なので、今では私よりもLINEや写真アプリを使いこなしています。
また私の友達は「何を言ったかより誰が言ったか」を大切にします。例えばバラエティ番組に出た〇〇大学の教授がトンチンカンな事を言っていても「〇〇大学の教授が言ったから」といって本気で信じています(苦笑)
このように思考のクセで機会損失になったり、誤った意思決定をしてしまうので、上司や同僚から自分の思考のクセを教えてもらい受け入れましょう

9.1つの行動で2つ以上の目的を持たせる

1つの行動で2つ以上の目的を持たせる

「賽は投げられた」で有名なローマ帝国のユリウス・カエサルは、常に1つの行動で2つ以上の目的を持たせていました例えば「通勤時間に勉強(本を読む、英語のリスニング)やスマホで完結できる仕事(メール、軽い事務処理)を済ませる」、「本を読む、もしくは講義を受けたら、その知識をブログや動画配信サイトで発信して、自分の長期記憶に残したり、収益化する」、「交通手段を電車から自転車に変えて、運動を行う」、「寝る時には、スマートウォッチをつけて、自分の睡眠効率を上げる」、

10.ほとんどのことは大したこと無い

ほとんどのことは大したこと無い

仕事で緊急な案件が入ったり、ミスしたりするとパニックになる人もいると思います。パニックになると冷静な意思決定ができなかったり、ミスが増えたり、仕事の処理スピードが低下します。決まった優先順位で仕事をこなし、優先順位がわからない場合はすぐに上司に相談しましょう。
ちなみに恋愛で失恋した、仕事をクビになったという状態でも「大したことじゃない」という言う事で自己肯定感が高まり、メンタル保護になります。なので他人が失敗した時も「大したことじゃない」と言ったあげましょう。仮に「とんでもないことをしたな」と言う上司がいた場合、他人を攻撃したいだけのアホだとスルーして「大したことない」と自分に言い聞かせることが大切です。

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