仕事が早く正確になる環境作り5選

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サラリーマン「また仕事ミスった…仕事を片付けてもどんどん次の仕事が降ってくる… もっと正確に早く仕事をこなす方法はないかな? システム作りって具体的にどうしたらいいんだろう?」

こういった元外資系営業マンの著者が答えます。

結論

ミスして「以後気を付けます」で済ましている人は同じミスを繰り返すか、そのミスに注意がいって違うミスをするので、ミスしないシステムを作ることが大切です。詳細は本記事にて解説します。

本記事の内容

1.1つのデータは1か所だけに保存する

1つのデータは1か所だけに保存する

お互いにパソコンを見ながらある資料について電話をしていて話しが噛み合わないと思ったら、1つは最新のもので、もう1つは古いものだったという話があると思います。これは1つのデータが複数個所で保存されているから起こるエラーです。
しかしバックアップも重要です。基本的には1か所に保存して、バックアップとして外付けハードやUSBなど、普段使わない場所に別途保存することが有効です。

2.チェックリストを作る

チェックリスト

チェックリストを作成する際は具体的な数値を記載しましょう。例えば「室内温度が適切かどうか確認する」という項目ではなく「室内温度が23.5~24.5度の範囲である」とすると、個人差によってのミスが無くなります
また、できれば同僚にダブルチェックをしてもらいます。しかし同じ仕事をしている同僚も同じ勘違いをする可能性があります。そういったミスを防ぐためには読みにくいですが、ダブルチェックの際はチェックリストを逆さまにして読むと、1人目の勘違いに気づく可能性がアップします

3.小さなミスの対策を考える

小さなミスの対策

大きな事故小さな事故事故では無いがヒヤリとした出来事は1:29:300の割合で起きると言われています。それを「ハインリッヒの法則」といいます。ヒヤリとした段階で対策を打たないと、確率的に10回に1回は事故が起きます。
「ヒヤリとしたけど事故に繋がらなくてよかった…」と思うのではなく、「これを見逃したら事故を招く!」と考えなければなりません。

もし大きなミスをしたならば、それは会社のシステムが悪いか、上司の監督不足の可能性が高いです。過度に落ち込むと集中力の低下や注意散漫になって、違う失敗をする可能性があるので、失敗は失敗をしないためのステップだと思って切り替えましょう。

4.絶対忘れない方法を考える

絶対忘れない方法

忘れそうなものを靴に入れる

カバンに入れていてカバンを忘れる人はいます。しかし靴に入れていて靴を履き忘れる人はいないでしょう。
次の日に必要なものは靴の中に入れるか、大きいものは靴の上に置いときましょう。

毎日の習慣(ロッカーを開く、パソコンを開く)を利用する

例えばロッカーを開けたらメモが見えるようにすると出勤と退勤の際に思い出す事ができます
またパソコンのキーボード部分や画面にポストイットを張っとくと、パソコンを開いた時に思い出すことができます。

5.仕事が早く正確になるOutlookの使い方

仕事が早く正確になるOutlookの使い方

Outlookはメール送受信だけではなく、アラーム機能、メモ機能にもなります。
Outlookを使う上でのポイントは以下に記載します。

即答できるメールは即答する

即答できるメールは即答します。即答できるメールを放置しておくと、忘れるリスクや、Outlookを開く度に返信するかどうか判断するハメになってしまいます。

未完了や未返信のメールは未読に戻す

未完了や未返信のメールは未読にしておくと、Todoリストにもなります。
逆に完了した案件や返信したメールは既読にして整理しましょう。

自分自身にメモした内容をメール

自分自身にメモした内容をメールするとOutlookを開く度に未読メールとして思い出す事ができるし、Todoリストにもなります。

アラーム機能を使う

Outlookにはアラーム機能があるので、会議の時間や期限の迫った案件はアラート機能を使いましょう。

メール送信前に誤字脱字がないか必ずチェック

誤字脱字は二度手間になり、相手の時間も奪ってしまいます。重要なメールはプリントアウトして確認して送信するなど工夫が必要です。

間違って送信したメールも、相手が未読であれば送信取り消しを行うことができます。

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